Backoffice Manager (m/w/d)

Du behältst den Überblick und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles reibungslos funktioniert. Ob in der Kommunikation mit der Hausverwaltung, bei der Koordination externer Dienstleister oder in der Abstimmung mit Lieferanten – du stellst sicher, dass sämtliche Abläufe effizient organisiert sind und die Rahmenbedingungen stimmen.

Auch das Vertragsmanagement liegt in deinem Verantwortungsbereich: Von Miet- und Wartungsverträgen über Versicherungen bis hin zu Strom- und Dienstleistungsverträgen – du agierst vorausschauend und gewissenhaft. Gemeinsam mit unseren Facility-Partnern sorgst du dafür, dass der Standort gepflegt und funktionsfähig bleibt – sei es im Bereich Reinigung, Instandhaltung oder Sicherheit. Mit deinem Gespür für Raum und Struktur planst du die Büronutzung effizient und zukunftsorientiert.

Im Bereich Beschaffung behältst du jederzeit den Überblick: Ob Möbel, IT-Ausstattung oder Büromaterial – du stellst sicher, dass das Team optimal ausgestattet ist. Auch das Fuhrparkmanagement liegt in deiner Hand: Leasingverträge und organisatorische Abläufe koordinierst du professionell und zuverlässig.

In enger Zusammenarbeit mit HR begleitest du neue Kollegen beim Onboarding und unterstützt bei der Weiterentwicklung interner Prozesse und Richtlinien. Zudem organisierst du mit viel Engagement unsere Team-Events – von Sommerfesten bis hin zur Weihnachtsfeier.

Ob Meetings, Geschäftsreisen oder spontane Anfragen aus dem Team – du koordinierst, organisierst und unterstützt, wo du kannst. Mit deinem Einsatz im Hintergrund schaffst du die Grundlage dafür, dass sich alle auf ihre Aufgaben konzentrieren können.

Ein ausgeprägtes Organisationstalent, einen klaren Kopf – auch in herausfordernden Situationen – und den Anspruch, Dinge aktiv und lösungsorientiert voranzutreiben. Du verfügst über einschlägige Erfahrung im Backoffice-Management und beweist täglich, wie gut du Zeitmanagement, Multitasking und Prioritätensetzung miteinander vereinbaren kannst – selbst bei hohem Arbeitsaufkommen.

Mit den gängigen MS Office-Anwendungen, insbesondere Excel und Outlook, gehst du routiniert und sicher um. Du verhandelst geschickt, handelst pragmatisch und behältst dabei stets das große Ganze im Blick. Kenntnisse in kaufmännischen oder juristischen Abläufen sind von Vorteil – jedoch kein Muss.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zählen für dich selbstverständlich zum beruflichen Selbstverständnis – ebenso wie eine ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung. Du kommunizierst klar, wertschätzend und professionell – sowohl schriftlich als auch mündlich – und bringst neue Ideen proaktiv ein. Deine kreative Denkweise hilft dir nicht nur dabei, bestehende Prozesse weiterzuentwickeln, sondern auch den Büroalltag effizient und zukunftsorientiert zu gestalten.